La comptabilité est clôturée. Le rapport de projet doit être présenté dans quelques jours. Pourtant, des bons de livraison manquent encore, les heures doivent être vérifiées et l’état d’avancement d’un sous-traitant se trouve quelque part dans une boîte mail. Le contrôleur de gestion réclame des informations, le chef de projet recherche les accords conclus et l’échéance approche.
Cette situation est familière à de nombreuses entreprises de construction. Une grande partie du temps disponible est consacrée à demander, vérifier et corriger des informations qui devraient déjà se trouver dans le système. Lorsque le résultat à date est enfin fiable, le rapport doit être remis et la prévision à fin de chantier reste à actualiser. Il ne reste pratiquement plus de temps pour une analyse approfondie.
Une clôture mensuelle fluide commence donc par la manière dont les informations sont enregistrées et suivies au quotidien.
Fiabiliser les chiffres est le point de départ, pas l’objectif final
Entre la clôture comptable et la présentation du rapport de projet, le contrôleur de gestion dispose d’un délai limité. La fiabilisation des chiffres prend souvent tellement de temps que sa mission principale passe au second plan : analyser, anticiper et conseiller les actions correctives nécessaires.
C’est là une différence importante entre la comptabilité et le contrôle de gestion. La comptabilité enregistre ce qui s’est passé. Le contrôleur de gestion s’appuie sur des chiffres fiables et actualisés pour évaluer la trajectoire du projet. Quels coûts restent à venir ? Que signifie la productivité actuelle pour les travaux restants ? Et la marge finale prévue est-elle toujours atteignable ?
Si le contrôleur de gestion consacre l’essentiel de son temps à reconstituer le passé, le rapport indique où en était le projet, mais donne trop peu de visibilité sur son résultat final.
Ce qui reste en suspens pendant le mois ressurgit à la clôture
Sur chantier, la priorité va à l’exécution. Les matériaux doivent arriver à temps, les équipes doivent pouvoir avancer et les problèmes exigent une solution immédiate. Le traitement administratif suit souvent plus tard.
Une livraison a été réceptionnée, mais le bon n’a pas encore été enregistré. Un sous-traitant a effectué des travaux, mais son état d’avancement doit encore être vérifié. Un engin reste plus longtemps sur chantier, sans que la période de location supplémentaire soit saisie dans le système. Les collaborateurs concernés savent ce qui s’est passé, mais ces informations ne sont pas encore disponibles pour le reporting.
À la clôture, il faut encore rassembler toutes ces informations. Le reporting dépend alors de différents collaborateurs et des accords qu’ils ont pu conclure. Ce qui aurait été simple à enregistrer pendant l’exécution devient, quelques semaines plus tard, une recherche d’informations.
Une comptabilité clôturée ne garantit pas un reporting de projet complet
Pour établir un reporting de projet fiable, il ne suffit pas de vérifier les factures traitées. Des matériaux peuvent avoir été livrés et des prestations réalisées sans qu’une facture ait encore été reçue.
Prenons un sous-traitant qui effectue des travaux en septembre, mais ne les facture qu’en octobre. Si le rapport de septembre repose uniquement sur les factures comptabilisées, ces coûts n’y figurent pas. Si les produits correspondants ont déjà été pris en compte, la marge paraît meilleure qu’elle ne l’est réellement. Un mois plus tard, les coûts apparaissent et le résultat semble soudain se dégrader. L’exécution ne s’est pas nécessairement détériorée : les informations ont été intégrées aux chiffres à des moments différents.
Les coûts, les produits et l’avancement doivent donc correspondre à la même période de reporting. Les bons de livraison, les états d’avancement approuvés, les heures et l’utilisation du matériel sont des sources essentielles. Lorsque des informations manquent, une estimation étayée peut être nécessaire. Elle doit être suivie pour éviter de comptabiliser deux fois les coûts lors du traitement ultérieur.
À la clôture, la question n’est donc pas seulement : « Tout a-t-il été comptabilisé ? » Elle est aussi : « Avons-nous pris en compte tout ce qui relève de cette période ? »
Des responsabilités claires, soutenues par le logiciel
Une clôture mensuelle fiable exige plus qu’une échéance. Chacun doit savoir quelles informations fournir, quand elles doivent être disponibles et quels contrôles effectuer au préalable. Transmettre un bon de livraison ne signifie pas encore que la livraison a été vérifiée et enregistrée.
Définissez concrètement ce qui doit être prêt à la clôture :
- Les livraisons et les prestations réalisées sont enregistrées et vérifiées.
- Les heures et l’utilisation du matériel sont complètes et affectées aux bons projets.
- Les coûts manquants, les montants contestés et les incertitudes sont signalés et expliqués.
- L’avancement et les coûts prévus pour les travaux restants sont actualisés.
Alignez ces engagements sur la clôture comptable et l’échéance du reporting de projet. Chaque intervenant reste responsable de ses propres informations. Le chantier confirme les livraisons et les prestations, les achats suivent les accords contractuels et la comptabilité traite les factures. Le chef de projet évalue l’avancement et les travaux restants. Le contrôleur de gestion vérifie la cohérence de l’ensemble et analyse les conséquences sur le résultat final prévu.
Un système intégré facilite cette collaboration. Relier les commandes, les bons de livraison, les états d’avancement et les factures permet de repérer plus rapidement ce qui manque ou attend encore une approbation. Mais cela ne fonctionne que si les responsabilités d’enregistrement, de contrôle et de suivi sont clairement définies.
Examinez également les corrections récurrentes. Si les mêmes coûts manquent chaque mois, il faut traiter la cause dans le processus. Sinon, la recherche d’informations recommencera simplement à la clôture suivante.
Plus de temps pour anticiper
Une clôture mensuelle bien organisée libère du temps pour examiner, avec le responsable du projet, ce que les chiffres impliquent pour les travaux restants. Un dépassement va-t-il se reproduire ? Faut-il ajuster la prévision ? Une autre méthode d’exécution, une décision d’achat ou une adaptation du planning peut-elle encore améliorer le résultat ?
Chez Teamservices, nous relions les informations du chantier, des achats et de la comptabilité aux besoins du contrôle de gestion de projets. Grâce à des responsabilités claires et à une configuration adaptée du logiciel, nous aidons à rendre les chiffres fiables disponibles à temps, pour laisser place à l’analyse, aux prévisions et aux actions correctives.
