RIB 4.0 · Achats
Des achats avec une vision claire du budget et de l’exécution.
De la première demande de prix au contrôle de la facture : dans RIB 4.0, vous vous appuyez sur les quantités, budgets et offres de l’étude de prix. Vous comparez les propositions, formalisez les accords et suivez ce qui est déjà acheté et ce qui reste à commander.
Reprendre le dossier de l’étude de prix
Les demandes de prix commencent souvent pendant l’étude de prix. Après l’attribution du marché, vous poursuivez les dossiers d’achat existants, les packages dans RIB 4.0. Les quantités consultées, les offres reçues, les documents et les budgets associés constituent votre point de départ.
Vous affinez les packages selon l’exécution prévue et regroupez les matériaux ou travaux à acheter ensemble. Le lien avec les postes et les ressources du budget initial est conservé, afin de savoir à quels travaux chaque achat se rapporte.
Consulter les fournisseurs et comparer les offres
Depuis un package, vous demandez des prix aux fournisseurs et sous-traitants. Vous rassemblez leurs réponses dans le même dossier et comparez les offres sur une base commune.
Au-delà du prix, vous examinez les quantités, les prestations incluses et les conditions. Si des informations manquent ou si l’exécution évolue, vous pouvez poursuivre les consultations et les négociations. Les prix des offres retenues peuvent être réintégrés dans le budget.
Mesurer l’impact sur le budget avant de décider
Une offre intéressante prend tout son sens lorsqu’elle est comparée au budget prévu. Le lien avec le budget vous permet d’évaluer le montant de l’achat et l’écart pour les matériaux ou travaux concernés.
Vous tenez compte des engagements déjà pris et des achats encore à réaliser. Vous pouvez ainsi discuter avec le chef de projet des marges de manœuvre disponibles et des postes où le budget est sous pression.
Formaliser les accords dans les commandes et contrats
Une fois le fournisseur ou le sous-traitant choisi, vous poursuivez avec un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Les quantités, les prix et les accords restent liés au dossier d’achat et aux budgets correspondants.
Les documents et les modifications sont conservés dans le dossier. Les étapes d’approbation peuvent être adaptées à vos procédures internes, afin de préciser qui doit vérifier et valider une commande ou un contrat.
Relier livraisons, chantier et contrôle des factures
Après la commande, le dossier accompagne l’exécution sur chantier. Les bons de livraison et les prestations enregistrées sont reliés aux accords conclus. Pour la sous-traitance, les quantités exécutées servent de base au suivi des états d’avancement.
Pour contrôler les factures, vous rapprochez la commande ou le contrat des livraisons et prestations enregistrées. Les achats, la direction de chantier et l’administration travaillent ainsi avec les mêmes données et peuvent examiner les écarts de manière ciblée.
