RIB 4.0 · Aankoop
Aankopen met zicht op budget en uitvoering.
Van de eerste prijsvraag tot de controle van de factuur: in RIB 4.0 bouwt u verder op de hoeveelheden, budgetten en offertes uit de calculatie. U vergelijkt aanbiedingen, legt afspraken vast en houdt zicht op wat al is aangekocht en wat nog moet volgen.
Verder werken op het calculatiedossier
Prijsvragen beginnen vaak al tijdens de calculatie. Na de gunning neemt u de bestaande aankoopdossiers, de pakketten in RIB 4.0, verder op. De bevraagde hoeveelheden, ontvangen offertes, documenten en bijbehorende budgetten vormen uw vertrekpunt.
U verfijnt de pakketten volgens de uitvoering en bundelt materialen of werken die samen worden aangekocht. De verbinding met de oorspronkelijke begrotingsposten en middelen blijft behouden, zodat duidelijk is voor welk werk u aankoopt.
Leveranciers bevragen en offertes vergelijken
Vanuit een pakket vraagt u prijzen op bij leveranciers en onderaannemers. U verzamelt de antwoorden in hetzelfde dossier en vergelijkt de aanbiedingen op een gezamenlijke basis.
Naast de prijs beoordeelt u hoeveelheden, inbegrepen prestaties en voorwaarden. Waar informatie ontbreekt of de uitvoering wijzigt, kunt u verder bevragen en onderhandelen. Geselecteerde offerteprijzen kunnen terugvloeien naar de begroting.
Uw aankoopresultaat kennen vóór u beslist
Een aantrekkelijke offerte zegt pas iets wanneer u ze naast het voorziene budget legt. Door de koppeling met de begroting beoordeelt u het aankoopbedrag en de afwijking voor de betrokken materialen of werken.
Daarbij houdt u rekening met wat al is vastgelegd en wat nog moet worden aangekocht. Zo kunt u met de projectleiding bespreken waar ruimte blijft en waar het budget onder druk komt.
Afspraken vastleggen in bestelbonnen en contracten
Na de keuze van een leverancier of onderaannemer werkt u verder naar een bestelbon of onderaannemingscontract. Hoeveelheden, prijzen en afspraken blijven verbonden met het aankoopdossier en de bijbehorende budgetten.
Documenten en wijzigingen worden bij het dossier bijgehouden. Goedkeuringsstappen kunnen worden afgestemd op uw interne afspraken, zodat duidelijk is wie een bestelling of contract moet nakijken en vrijgeven.
Verbonden met levering, werf en factuurcontrole
Na de bestelling loopt het dossier verder op de werf. Leverbonnen en geregistreerde prestaties sluiten aan op de vastgelegde afspraken. Bij onderaanneming vormen de uitgevoerde hoeveelheden de basis voor de opvolging van de vorderingsstaten.
Voor de factuurcontrole brengt u de bestelling of het contract samen met de ontvangen leveringen en prestaties. Aankoop, projectleiding en administratie werken zo verder met dezelfde gegevens en kunnen afwijkingen gericht onderzoeken.
