Dit proces integreert het verzamelen van de gegevens over voltooide werkzaamheden en de daarmee samenhangende kosten uit een ERP-systeem of andere bronnen, met speciale aandacht voor budgetbewaking. Onze ERP-implementaties bieden geavanceerde functionaliteiten voor het bijhouden van de projectvoortgang en financiële stromen, inclusief een gedetailleerde vergelijking van werkelijke uitgaven tegen het geplande budget. De controller speelt een sleutelrol in het waarborgen van de accuraatheid van deze data, essentieel voor het handhaven van financiële controle en het identificeren van afwijkingen vroeg in het proces.

Na de export van systeemdata bespreekt de controller de verzamelde cijfers met het projectteam. Dit is een collaboratief proces waarbij wordt geverifieerd of alle kosten correct zijn opgenomen. Samen met de projectleider identificeren ze mogelijke risico’s en kansen die van invloed kunnen zijn op het project. Dit is een cruciale stap voor het waarborgen van een gedeeld begrip van de projectstatus en het vaststellen van een basis voor toekomstige acties.

Op basis van de gevalideerde gegevens wordt een financieel rapport opgesteld, dat het huidige en verwachte resultaat aan het einde van het project in kaart brengt, essentieel voor strategische besluitvorming. Deze operationele aanpak vormt de basis voor het daarop volgende adviesgedeelte van onze Cost Controlling as a Service.

Waar nodig worden op basis van het rapport corrigerende acties ondernomen om het project weer op koers te krijgen, waarbij wordt gestreefd naar optimalisatie van prestaties en kostenbeheersing.

Afhankelijk van de uitkomsten van het rapport en de geïmplementeerde corrigerende maatregelen, kan het noodzakelijk zijn om de begroting en de planning aan te passen. Dit zorgt ervoor dat het project realistisch blijft en afgestemd is op de actuele omstandigheden.

De bevindingen uit het rapport en eventuele aanpassingen in de begroting of planning worden gecommuniceerd met alle relevante stakeholders. Dit zorgt voor transparantie en betrokkenheid bij de voortgang en financiële status van het project.