De boekhouding is afgesloten. Binnen enkele dagen moet de projectrapportage worden gepresenteerd. Maar er ontbreken nog leverbonnen, uren moeten worden nagekeken en de vorderingsstaat van een onderaannemer zit ergens in een mailbox. De controller vraagt informatie op, de projectleider zoekt afspraken terug en ondertussen komt de deadline dichterbij.
Voor veel bouwbedrijven is dit herkenbaar. Een groot deel van de beschikbare tijd gaat naar het opvragen, controleren en corrigeren van informatie die eigenlijk al in het systeem had moeten zitten. Tegen de tijd dat het actuele resultaat klopt, moet de rapportage de deur uit en moet de prognose einde werk nog worden bijgewerkt. Voor een grondige analyse blijft nauwelijks tijd over.
Een vlotte maandafsluiting begint daarom bij de manier waarop informatie tijdens de dagelijkse werking wordt vastgelegd en opgevolgd.
Cijfers laten kloppen is het vertrekpunt, niet het einddoel
Tussen de afsluiting van de boekhouding en de presentatie van de projectrapportage heeft een controller een beperkt tijdsvenster. Het laten kloppen van de cijfers neemt daarin vaak zoveel tijd in beslag dat het eigenlijke doel onder druk komt te staan: analyseren, vooruitkijken en adviseren over de nodige bijsturing.
Daar ligt een belangrijk verschil tussen boekhouding en controlling. De boekhouding legt vast wat er is gebeurd. De controller gebruikt betrouwbare, actuele cijfers om te beoordelen waar het project naartoe gaat. Welke kosten komen er nog aan? Wat betekent de huidige productiviteit voor het resterende werk? En is de verwachte eindmarge nog haalbaar?
Als de controller vooral bezig is het verleden te reconstrueren, vertelt de rapportage waar het project stond, maar onvoldoende waar het zal eindigen.
Wat tijdens de maand blijft liggen, komt bij de afsluiting terug
Op een werf ligt de prioriteit bij de uitvoering. Materialen moeten op tijd aankomen, ploegen moeten verder kunnen en problemen vragen een onmiddellijke oplossing. De administratieve verwerking volgt vaak pas later.
Een levering is ontvangen, maar de leverbon is nog niet geregistreerd. Een onderaannemer heeft werken uitgevoerd, maar zijn vorderingsstaat moet nog worden nagekeken. Een machine blijft langer op de werf, zonder dat de extra huurperiode in het systeem staat. De betrokken medewerkers weten wat er gebeurd is, maar die kennis is nog niet beschikbaar voor de rapportage.
Bij de afsluiting moet die informatie alsnog worden verzameld. Dat maakt de rapportage afhankelijk van verschillende individuele medewerkers en de afspraken die zij kunnen hebben gemaakt. Wat tijdens de uitvoering eenvoudig vast te leggen was, wordt enkele weken later een zoektocht.
Een afgesloten boekhouding betekent nog geen volledige projectrapportage
Voor een betrouwbare projectrapportage volstaat het niet om te kijken welke facturen zijn verwerkt. Er kunnen materialen geleverd zijn en prestaties uitgevoerd zijn waarvoor nog geen factuur is ontvangen.
Stel dat een onderaannemer in september werken uitvoert, maar pas in oktober factureert. Als de septemberrapportage uitsluitend op geboekte facturen steunt, ontbreken die kosten. Zijn de bijbehorende opbrengsten wel opgenomen, dan lijkt de marge gunstiger dan ze werkelijk is. Een maand later komen de kosten alsnog binnen en lijkt het resultaat plots te verslechteren. De uitvoering is dan niet noodzakelijk slechter verlopen: de informatie kwam op verschillende momenten in de cijfers terecht.
Daarom moeten kosten, opbrengsten en voortgang op dezelfde verslagperiode aansluiten. Leverbonnen, goedgekeurde vorderingsstaten, uren en materieelinzet vormen daarvoor belangrijke bronnen. Waar informatie ontbreekt, kan een onderbouwde inschatting nodig zijn. Die moet worden opgevolgd, zodat kosten bij de latere verwerking niet dubbel worden meegenomen.
De vraag bij de afsluiting is dus niet alleen: “Is alles geboekt?” Ze is ook: “Is alles wat bij deze periode hoort, in beeld?”
Duidelijke verantwoordelijkheden, ondersteund door software
Een betrouwbare maandafsluiting vraagt meer dan een deadline. Iedereen moet weten welke informatie hij moet aanleveren, wanneer die beschikbaar moet zijn en welke controles vooraf nodig zijn. Een doorgestuurde leverbon is immers nog geen gecontroleerde en verwerkte levering.
Maak daarom concrete afspraken over wat bij de afsluiting klaar moet zijn:
- Leveringen en uitgevoerde prestaties zijn geregistreerd en gecontroleerd.
- Uren en materieelinzet zijn volledig en aan de juiste projecten toegewezen.
- Ontbrekende kosten, betwiste bedragen en onzekerheden zijn gemeld en toegelicht.
- De voortgang en de verwachte kosten voor het resterende werk zijn bijgewerkt.
Stem die afspraken af op de afsluiting van de boekhouding en de deadline voor de projectrapportage. Elke betrokkene blijft daarbij verantwoordelijk voor zijn eigen informatie. De werf bevestigt leveringen en prestaties, aankoop bewaakt de contractuele afspraken en de boekhouding verwerkt de facturen. De projectleider beoordeelt de voortgang en het resterende werk. De controller toetst de samenhang en analyseert de gevolgen voor het verwachte eindresultaat.
Een geïntegreerd systeem ondersteunt die samenwerking. Door bestellingen, leverbonnen, vorderingsstaten en facturen te verbinden, wordt sneller zichtbaar wat ontbreekt of nog op goedkeuring wacht. Maar dat werkt alleen als duidelijk is wie registreert, controleert en opvolgt.
Kijk daarbij ook naar terugkerende correcties. Als elke maand dezelfde kosten ontbreken, moet de oorzaak in het proces worden aangepakt. Anders begint de zoektocht bij de volgende afsluiting gewoon opnieuw.
Meer ruimte om vooruit te kijken
Een goed georganiseerde maandafsluiting maakt tijd vrij om samen met de projectverantwoordelijke te onderzoeken wat de cijfers betekenen voor het resterende werk. Zal een overschrijding zich herhalen? Moet de prognose worden aangepast? Kan een andere uitvoeringswijze, aankoopbeslissing of planning het resultaat nog verbeteren?
Bij Teamservices verbinden we de informatie van werf, aankoop en boekhouding met de behoeften van projectcontrolling. Met duidelijke verantwoordelijkheden en een passende inrichting van de software helpen we om betrouwbare cijfers tijdig beschikbaar te maken, zodat er ruimte is voor analyse, prognose en bijsturing.
