Un chantier d’environ 300 millions d’euros, six zones et une centaine d’ouvrages d’art, sur une durée de huit ans. Teamservices est intervenu en 2018 pour adapter l’environnement KPD existant au reporting opérationnel du projet. En complément du paramétrage du système et des rapports, l’un de nos contrôleurs de gestion a accompagné la direction du projet sur le chantier.

THV Civiel Linkeroever faisait partie de Rinkoniên Linkeroever, le consortium d’entreprises chargé des travaux de l’Oosterweel sur la rive gauche d’Anvers. Il réunissait Artes Roegiers, Artes Depret, Mobilis, CIT Blaton et Stadsbader. Pour les travaux de génie civil, la direction du projet devait garder une vue d’ensemble du chantier tout en suivant séparément chaque zone et chaque ouvrage.

Des totaux financiers au détail opérationnel

Au départ, le groupement temporaire disposait d’un environnement KPD dont le paramétrage avait été repris de l’un des partenaires. Le reporting reposait sur le module financier, dans lequel les transactions étaient agrégées selon deux dimensions : le centre de coûts et la nature des coûts.

Ce niveau de détail ne suffisait pas au suivi souhaité. Pour un ouvrage de plus de dix millions d’euros, le total des coûts par nature renseigne peu sur l’exécution sous-jacente. Quelles activités ont été réalisées ? Quelles quantités représentent-elles ? Et combien coûteront les travaux restants ?

Nous avons donc fondé le reporting du projet sur le système opérationnel, qui contenait les quantités et les prix unitaires sous-jacents. Nous avons également décomposé les ouvrages en activités et paramétré le système pour permettre un suivi à ce niveau.

La solution passait ainsi par un autre paramétrage du logiciel existant et une autre source de données pour les rapports. Les données issues de l’exécution devenaient alors exploitables pour les analyses et les prévisions.

Évaluer ensemble le budget, l’avancement et les coûts

À partir de cette structure, nous avons élaboré des rapports réunissant budget, avancement et coûts. Il ne s’agissait pas seulement de connaître les dépenses engagées, mais aussi de mesurer la part des travaux réalisée et celle qui restait à exécuter.

Cette approche constituait la base de la prévision à terminaison. Nous travaillions avec une fourchette comprise entre un scénario favorable et un scénario défavorable. Les incertitudes liées à la suite du chantier trouvaient ainsi leur place dans le résultat attendu.

Le reporting couvrait également le suivi des achats, des heures de main-d’œuvre et des rendements, ainsi que des travaux supplémentaires ou en moins. La planification du chiffre d’affaires et de la trésorerie permettait de suivre les revenus et les flux financiers attendus. Le rapprochement des états d’avancement et de la facturation faisait apparaître les écarts entre les deux.

La direction du projet disposait ainsi d’une vue sur les coûts engagés et d’informations permettant d’évaluer l’exécution et d’ajuster les prévisions pour les travaux restants.

Participer au suivi quotidien

En complément du paramétrage du système, un contrôleur de gestion de Teamservices intervenait sur le projet. Il accompagnait la direction du projet dans le reporting et participait notamment au contrôle des heures de main-d’œuvre, des rendements et de la logistique.

L’accompagnement allait au-delà de la livraison de rapports. Nous avons contribué à la mise en œuvre, suivi les nouvelles fonctionnalités et intégré celles-ci au fonctionnement existant. Les constats issus des contrôles et des rapports conduisaient également à adapter les processus et les pratiques de saisie.

Le paramétrage du système et le contrôle de gestion du projet constituaient deux missions distinctes, qui s’alimentaient mutuellement. Le paramétrage permettait un suivi plus détaillé. L’utilisation quotidienne révélait ensuite les données manquantes, les saisies à adapter et les rapports à améliorer.

Intégrer la révision des prix dans la prévision à terminaison

Les conditions économiques ont profondément changé pendant l’exécution des travaux. Durant la période du COVID-19, le secteur de la construction a connu de fortes hausses des prix des matériaux et des difficultés d’approvisionnement. La guerre en Ukraine a accentué cette pression. Les coûts salariaux ont également augmenté.

Ces évolutions ont eu des conséquences sur le suivi du projet. La révision des prix, dont l’incidence était relativement limitée au départ, est devenue un élément beaucoup plus important des prévisions financières au fil du chantier. La manière dont elle avait initialement été intégrée aux rapports ne suffisait donc plus.

Nous avons développé des solutions permettant de suivre les révisions de prix plus en détail et de les intégrer aux prévisions. La direction du projet pouvait ainsi évaluer leur incidence sur le résultat attendu.

Nous mettons cette expérience à profit dans les projets suivants. Les enseignements de l’exécution nous aident à améliorer le paramétrage et le reporting dès le démarrage d’un nouveau projet.

Pour THV Civiel Linkeroever, notre intervention a permis de dépasser un suivi limité aux données financières agrégées. Le budget, l’avancement et les coûts pouvaient être évalués jusqu’au niveau des activités, avec un accompagnement sur chantier pour exploiter ces informations et continuer à faire évoluer les rapports.