Een werf van circa 300 miljoen euro, zes deelzones en een honderdtal kunstwerken, verspreid over een looptijd van acht jaar. Teamservices werd in 2018 ingeschakeld om de bestaande KPD-omgeving geschikt te maken voor operationele projectrapportage. Naast de systeeminrichting en rapportage ondersteunde een van onze controllers de projectleiding op de werf.

THV Civiel Linkeroever maakte deel uit van Rinkoniên Linkeroever, het aannemersconsortium voor de Oosterweelwerken op Linkeroever. Daarin werkten Artes Roegiers, Artes Depret, Mobilis, CIT Blaton en Stadsbader samen. Voor de civiele opdracht moest de projectleiding zowel het overzicht over de volledige werf behouden als de afzonderlijke deelzones en kunstwerken kunnen opvolgen.

Van financiële totalen naar operationele details

Bij de start beschikte de tijdelijke maatschap over een KPD-omgeving waarvan de inrichting was overgenomen van een van de partners. De rapportage steunde op de financiële module, waarin transacties geaggregeerd terechtkwamen op twee dimensies: kostenplaats en kostensoort.

Voor de gewenste projectopvolging was dat detailniveau onvoldoende. Bij een kunstwerk van meer dan tien miljoen euro zeggen de totale kosten per kostensoort nog weinig over de onderliggende uitvoering. Welke activiteiten zijn uitgevoerd? Welke hoeveelheden staan daartegenover? En wat zal het resterende werk nog kosten?

We verlegden daarom de basis van de projectrapportage naar het operationele systeem. Daar waren de onderliggende hoeveelheden en eenheidsprijzen beschikbaar. Daarnaast verdeelden we de kunstwerken verder in activiteiten en richtten we het systeem in om op dat niveau te kunnen opvolgen.

De oplossing zat dus niet in andere software, maar in een andere inrichting en een andere bron voor de rapportage. Zo werden de gegevens uit de uitvoering bruikbaar voor analyses en prognoses.

Budget, voortgang en kosten samen beoordelen

Met die structuur bouwden we rapportages op waarin budget, voortgang en kosten samenkwamen. Niet alleen hoeveel er was uitgegeven telde, maar ook welk deel van het werk daarmee was uitgevoerd en wat er nog moest gebeuren.

Dat vormde de basis voor de eindprognose. We werkten daarbij met een bandbreedte tussen een bestcase- en een worstcasescenario. Zo kregen onzekerheden over het verdere verloop van de werf een plaats in de verwachte uitkomst.

Daarnaast omvatte de projectrapportage aankoopopvolging, manuur- en rendementscontrole en de opvolging van meer- en minderwerken. Met omzetplanning en cashflowplanning werden ook de verwachte opbrengsten en geldstromen opgevolgd. Een overzicht van de vorderingsstaten tegenover de facturatie maakte verschillen tussen beide zichtbaar.

De projectleiding kreeg daarmee niet alleen een overzicht van de gemaakte kosten, maar ook informatie om de uitvoering te beoordelen en de verwachtingen voor het resterende werk bij te sturen.

Meewerken aan de dagelijkse opvolging

Naast de inrichting van het systeem was een controller van Teamservices actief op het project. Die ondersteunde de projectleiding bij de projectrapportage en werkte mee aan onder meer de manuurcontrole, rendementscontrole en logistieke controle.

De ondersteuning bleef niet beperkt tot het opleveren van rapporten. We hielpen bij de implementatie, volgden nieuwe functionaliteiten op en verwerkten die in de bestaande werking. Bevindingen uit controles en rapportages waren ook aanleiding om processen en registraties bij te sturen.

Systeeminrichting en projectcontrolling waren daarbij twee verschillende opdrachten, met een directe wisselwerking. De inrichting maakte een meer gedetailleerde opvolging mogelijk. Het dagelijkse gebruik liet vervolgens zien waar gegevens ontbraken, registraties moesten worden aangepast of rapportages verder konden worden verbeterd.

Prijsherziening meenemen in de eindprognose

Tijdens de uitvoering veranderden de economische omstandigheden ingrijpend. In de coronaperiode kreeg de bouwsector te maken met sterke materiaalprijsstijgingen en bevoorradingsproblemen. De oorlog in Oekraïne versterkte die druk. Ook de loonkosten liepen op.

Dat had gevolgen voor de projectopvolging. Prijsherziening had bij de start een relatief beperkte impact, maar werd tijdens de uitvoering een veel belangrijker onderdeel van de financiële prognose. De manier waarop die aanvankelijk in de rapportage was opgenomen, volstond daardoor niet meer.

We werkten oplossingen uit om prijsherzieningen uitgebreider op te volgen en in de prognoses te verwerken. Zo kon de projectleiding ook de invloed daarvan op het verwachte projectresultaat beoordelen.

Die ervaring nemen we mee naar volgende projecten. Wat tijdens de uitvoering aan het licht komt, gebruiken we om de inrichting en rapportage bij een volgende opstart te verbeteren.

Voor THV Civiel Linkeroever betekende onze tussenkomst dat de projectopvolging niet langer beperkt bleef tot geaggregeerde financiële gegevens. Budget, voortgang en kosten konden tot op activiteitenniveau worden beoordeeld, met ondersteuning op de werf om die informatie te gebruiken en de rapportage verder te ontwikkelen.