Om een project goed op te volgen, wil je weten hoe de werkelijke kosten zich verhouden tot het budget en waar afwijkingen ontstaan. Daarvoor moeten de gegevens uit calculatie, aankoop, uitvoering en boekhouding op elkaar aansluiten. Masterdata vormen daarvoor de basis: denk aan middelen, controllingkostcodes, grootboekrekeningen en de koppelingen daartussen.
Als die gegevens ontbreken of verkeerd worden gebruikt, kunnen kosten verkeerd worden toegewezen of onder een andere indeling verschijnen dan het bijbehorende budget. Bij de rapportering moet je dan eerst de oorzaak uitzoeken en de gegevens corrigeren, bijvoorbeeld via een analytische overboeking bij een foutieve kostenboeking. Pas daarna kun je de afwijkingen beoordelen. Het beheer van masterdata heeft dus rechtstreeks invloed op de kwaliteit van je projectcontrolling.
Tijdens een softwareimplementatie gaat daar veel aandacht naartoe. Je controleert welke middelen en leveranciers je wilt overnemen, verwijdert dubbele gegevens en vult ontbrekende informatie aan. Dat vraagt tijd, overleg tussen de verschillende businessunits en kennis van de dagelijkse werking en de samenwerking tussen de afdelingen.
Wie mag masterdata toevoegen of wijzigen?
Maar ook na de opstart moeten er gegevens worden toegevoegd en aangepast. Er komen nieuwe middelen en leveranciers bij en de organisatiestructuur kan veranderen. Wie mag die gegevens aanmaken en wie controleert of ze volledig en correct zijn?
Als je dat tijdens de implementatie niet afspreekt, moeten medewerkers zelf een oplossing zoeken. De ene vraagt het aan een collega, de andere maakt zelf iets nieuws aan en iemand anders gebruikt een bestaande code die ongeveer past. Het werk kan verder, maar de gevolgen worden soms pas zichtbaar bij de budgetcontrole of de maandelijkse rapportering.
Projectspecifieke middelen blijven een uitzondering
De middelenbibliotheek is een goed voorbeeld van hoe masterdata meerdere afdelingen raken. Calculatie gebruikt middelen om een kostprijs op te bouwen. Aankoop heeft die informatie nodig om een bestelling te toetsen aan het beschikbare budget. Tijdens de uitvoering wil je de gemaakte kosten kunnen vergelijken met wat vooraf werd voorzien. De gegevens moeten dus voor al die toepassingen bruikbaar zijn.
Het uitgangspunt is dat medewerkers de centrale middelenbibliotheek gebruiken. Ontbreekt een middel, dan moet er een duidelijke procedure zijn om het aan te vragen en correct toe te voegen. Projectspecifieke middelen blijven een uitzondering, bijvoorbeeld wanneer een middel alleen voor een bijzondere toepassing op één project nodig is. Ook voor die uitzonderingen moeten de nodige koppelingen worden vastgelegd.
Onder tijdsdruk kan een calculator toch een projectspecifiek middel aanmaken om zijn aanbesteding tijdig af te ronden. Als dat middel buiten het afgesproken beheer blijft, is het bij de overdracht naar uitvoering niet gekend in de centrale masterdata. De koppelingen met de controllingkostcodes en grootboekrekeningen moeten dan manueel worden aangemaakt. Dat vraagt extra uitzoekwerk op het moment dat het project moet opstarten. Spreek daarom af wie zulke uitzonderingen controleert en zorg dat de koppelingen vóór de overdracht naar uitvoering in orde zijn.
De rol van de masterdatacoördinator
Een masterdatacoördinator kan dat beheer organiseren. Die brengt de verschillende businessunits samen en maakt met calculatie, aankoop, controlling en boekhouding afspraken over de inhoud en het beheer. Welke middelen gebruiken we gemeenschappelijk? Welke verschillen zijn nodig voor een bepaalde businessunit? En wie beslist wanneer er iets moet worden toegevoegd of gewijzigd?
De coördinator volgt nieuwe aanvragen op en betrekt de collega’s die de inhoud kunnen beoordelen. Bij een nieuw middel moet bijvoorbeeld worden nagekeken of het al bestaat, of de omschrijving en eenheid kloppen en of de koppelingen met controlling en boekhouding volledig zijn. Spreek ook af hoe snel een aanvraag wordt verwerkt, zodat een calculator niet op een nieuw middel moet blijven wachten om zijn calculatie af te werken.
Voorzie ook na de implementatie tijd voor dit beheer. De coördinator moet collega’s uit de verschillende businessunits kunnen aanspreken op de gemaakte afspraken en terugkerende problemen met hen oplossen. Zonder die ruimte blijft het beheer iets dat iemand er tussendoor bij moet nemen.
