Veel bouwbedrijven sturen vandaag nog op facturen. Begrijpelijk, maar gevaarlijk laat: de boekhouding kijkt achteruit, terwijl de werf vooruit moet. Afwijkingen in kosten en marge worden pas zichtbaar wanneer bijsturen duur of onmogelijk is. Ondertussen leven cruciale afspraken met leveranciers en onderaannemers vaak in boekjes, Excel of OneNote. Handig voor de project- en werfleiding, maar niet transparant en vooral niet stuurbaar.

Aankoopgestuurde projectcontrole verandert dit. Je verlegt het zwaartepunt naar bestelbonnen, bonnen en contractuele verplichtingen, met een 3 way match als kwaliteitsfilter. Zo zie je kosten en risico's vroeg en houd je grip op marge en cash. 

Aankoopgestuurd werken, zoals hieronder besproken, is één bouwsteen. In het volledige controllingproces verbinden we ook uren en ploegen, materieel en huur, productie en opbrengst en changes en hun margeimpact. Daar gaan we in een volgende blogpost dieper op in.

De leverancier bepaalt het tempo van de kost in je rapportage.

Gevolg: provisieafhankelijkheid. Omdat facturen laat komen, hangt het rapport af van projectleiding die provisies voor nog te ontvangen facturen niet mag vergeten. Dat geeft risico op vergeten kosten, ruis en schommelende marges.

Afspraken en verplichtingen met leveranciers en onderaannemers staan in boekjes, Excel of OneNote, maar niet in het systeem en dus niet in de rapportage.

Afwijkingen sluipen binnen; alarmsignalen komen pas bij de factuur en dus te laat.

1) 3 way match als kwaliteitsfilter 

Een factuur gaat alleen door wanneer bestelbon of contract, bon en factuur overeenkomen op hoeveelheid, prijs en condities. Zo stop je fouten, dubbele facturen en spookfacturen aan de poort en dwing je datakwaliteit af bij de bron. Het resultaat is rapportage die op feiten steunt, niet op verrassingen achteraf. 

"Bestelbon is de afspraak, bon is het feit, factuur is de bevestiging." 

2) Sturen op bonnen in plaats van facturen 

Je verschuift de rapportage van facturen naar bonnen, zodat kosten zichtbaar zijn op het moment van levering of prestatie. Dat geeft weken tot maanden eerder inzicht en maakt losse provisies voor nog te ontvangen facturen grotendeels overbodig. De kans op vergeten kosten en schommelende marges daalt aanzienlijk. 

Mens en proces
Digitale tools werken alleen als mensen ze gebruiken. Op de werf betekent dat: de bon dezelfde dag maken waarop er geleverd of gepresteerd is, koppelen aan de juiste bestelbon. Spreek in het team af wie dit doet, als er iets ontbreekt, geef diezelfde week feedback. Zo blijft de registratie dicht op het moment en kun je echt sturen. 

"De bon vertelt het vandaag; de factuur bevestigt het morgen." 

3) Verplichtingen meteen meenemen 

Wat je met leveranciers en onderaannemers afspreekt in een prijsvergelijking, contract of addenda staat als verplichting in het systeem geregistreerd. Die verplichtingen staan meteen naast het budget en vormen je cost to come: de nog te verwachten kost richting totale kost einde werk. Of het nu om eenheidsprijzen, forfait of huur en termijnen gaat, door dit structureel vast te leggen zie je vroeg de invloed op de marge en kun je gericht bijsturen. 

Kort gezegd: de 3 way match houdt de kwaliteit hoog, bonnen geven tijdig inzicht en verplichtingen maken de toekomst transparant. Zo stuur je op wat komt, niet op wat geweest is. 

• Bon is directe kost → geen losse provisielijstjes meer.
  • Verplichtingen zijn de cost to come → automatische zichtbaarheid van wat nog komt.
  • 3 way match → facturen sluiten netjes aan en afwijkingen worden gericht opgelost.
  • Resultaat: stabiele marges door de maanden heen en betrouwbare stuurinformatie. 

"Maak bonnen de standaard en provisies de uitzondering." 

Wij zijn controllers en kennen het speelveld van werf tot boekhouding. We implementeren vanuit controlling: discipline rond bestelbonnen en contracten, digitale bonnen, 3 way match en verplichtingen als vroege signalen. Dit verankeren we met integraties, workflows en heldere dashboards. Plan een gesprek met een van onze controllers.