De nombreuses entreprises de construction pilotent encore leurs projets à partir des factures. C’est compréhensible, mais dangereusement tardif : la comptabilité regarde en arrière, tandis que le chantier doit avancer. Les écarts de coûts et de marge n’apparaissent qu’au moment où corriger la trajectoire devient coûteux, voire impossible. Pendant ce temps, des accords essentiels avec les fournisseurs et les sous-traitants restent consignés dans des carnets, dans Excel ou dans OneNote. C’est pratique pour les chefs de projet et les responsables de chantier, mais peu transparent et difficile à exploiter pour piloter.
Le contrôle de gestion de projets piloté par les achats change cette logique. Vous mettez l'accent sur les bons de commande, les bons de livraison ou de prestation et les engagements contractuels, avec un rapprochement à 3 pièces comme contrôle de qualité. Vous identifiez ainsi les coûts et les risques plus tôt et gardez la maîtrise de la marge et de la trésorerie.
L'approche pilotée par les achats, présentée ci-dessous, constitue l'un des volets du contrôle de gestion. Le processus complet relie aussi les heures et les équipes, le matériel et la location, la production et les revenus, ainsi que les modifications et leur effet sur la marge. Nous approfondirons ces aspects dans un prochain article.
Le problème
1) Un suivi de projet fondé sur les factures intervient trop tard
Le fournisseur détermine à quel moment le coût apparaît dans vos rapports.
Conséquence : le suivi dépend des charges à payer. Comme les factures arrivent tard, la fiabilité du rapport repose sur les responsables de projet, qui doivent penser à comptabiliser les factures non encore parvenues. Cela augmente le risque de coûts oubliés, de chiffres difficiles à interpréter et de marges fluctuantes.
2) Des accords dispersés
Les accords et les engagements pris avec les fournisseurs et les sous-traitants figurent dans des carnets, dans Excel ou dans OneNote. Ils ne sont toutefois pas enregistrés dans le système et n’apparaissent donc pas dans les rapports.
3. Une marge fluctuante
Les écarts s’accumulent discrètement ; les signaux d’alerte n’apparaissent qu’à la réception de la facture, donc trop tard.
La solution en trois piliers
1) Le rapprochement à 3 pièces comme contrôle de qualité
Une facture n'est validée que si le bon de commande ou le contrat, le bon de livraison ou de prestation et la facture concordent sur les quantités, les prix et les conditions. Vous bloquez ainsi les erreurs, les doublons et les factures fictives dès leur réception, tout en assurant la qualité des données à la source. Vos rapports reposent alors sur des faits, sans mauvaises surprises après coup.
« Le bon de commande formalise l'accord, le bon de livraison ou de prestation atteste le fait, la facture le confirme. »
2) Piloter à partir des bons plutôt que des factures
Vous fondez vos rapports sur les bons de livraison ou de prestationplutôt que sur les factures : les coûts deviennent visibles dès la livraison ou l'exécution de la prestation. Vous disposez de cette information plusieurs semaines, voire plusieurs mois plus tôt. Les estimations ponctuelles de charges à payer pour les factures non encore parvenues deviennent largement superflues. Le risque de coûts oubliés et de marges fluctuantes diminue nettement.
Les personnes et les processus
Les outils numériques ne fonctionnent que si les collaborateurs les utilisent. Sur le chantier, cela signifie établir le bon le jour même de la livraison ou de la prestation et le rattacher au bon de commande correspondant. Convenez en équipe de la personne qui s'en charge. Si une information manque, faites-en le retour dans la semaine. L'enregistrement reste ainsi proche des faits et permet un véritable pilotage.
« Le bon vous informe aujourd'hui ; la facture le confirme demain. »
3) Intégrer immédiatement les engagements
Ce que vous convenez avec les fournisseurs et les sous-traitants dans un comparatif de prix, un contrat ou des avenants est enregistré dans le système comme un engagement . Ces engagements apparaissent immédiatement en regard du budget et constituent votre reste à dépenser: les coûts encore attendus pour parvenir au coût total à terminaison. Qu'il s'agisse de prix unitaires, de forfaits, de locations ou d'échéances, leur enregistrement systématique permet de voir tôt leur effet sur la marge et d'ajuster vos décisions de manière ciblée.
En résumé : le rapprochement à 3 pièces assure la qualité, les bons donnent une visibilité rapide et les engagements éclairent les coûts à venir. Vous pilotez ainsi ce qui vous attend, pas seulement ce qui s'est déjà passé.
Liste de contrôle pour une clôture mensuelle sans stress
- Le bon rend le coût immédiatement visible → plus de listes séparées de charges à payer.
- Les engagements constituent le reste à dépenser → une visibilité automatique sur les coûts à venir.
- Rapprochement à 3 pièces → les factures concordent et les écarts sont résolus de manière ciblée.
- Résultat : des marges stables d'un mois à l'autre et des informations de pilotage fiables.
« Faites des bons la règle et des charges à payer estimées l'exception. »
