De nombreuses entreprises de construction pilotent encore leurs projets \u00e0 partir des factures. C\u2019est compr\u00e9hensible, mais dangereusement tardif : la comptabilit\u00e9 regarde en arri\u00e8re, tandis que le chantier doit avancer. Les \u00e9carts de co\u00fbts et de marge n\u2019apparaissent qu\u2019au moment o\u00f9 corriger la trajectoire devient co\u00fbteux, voire impossible. Pendant ce temps, des accords essentiels avec les fournisseurs et les sous-traitants restent consign\u00e9s dans des carnets, dans Excel ou dans OneNote. C\u2019est pratique pour les chefs de projet et les responsables de chantier, mais peu transparent et difficile \u00e0 exploiter pour piloter.<\/span><\/p>\n<\/div> Le contr\u00f4le de gestion de projets pilot\u00e9 par les achats change cette logique. Vous mettez l'accent sur les bons de commande, les bons de livraison ou de prestation et les engagements contractuels, avec un <\/span>rapprochement \u00e0 3 pi\u00e8ces<\/span><\/b> comme contr\u00f4le de qualit\u00e9. Vous identifiez ainsi les co\u00fbts et les risques plus t\u00f4t et gardez la ma\u00eetrise de la marge et de la tr\u00e9sorerie.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n L'approche pilot\u00e9e par les achats, pr\u00e9sent\u00e9e ci-dessous, constitue l'un des volets du contr\u00f4le de gestion. Le processus complet relie aussi les heures et les \u00e9quipes, le mat\u00e9riel et la location, la production et les revenus, ainsi que les modifications et leur effet sur la marge. Nous approfondirons ces aspects dans un prochain article.<\/p>\n<\/div> Le fournisseur d\u00e9termine \u00e0 quel moment le co\u00fbt appara\u00eet dans vos rapports.<\/p>\n Cons\u00e9quence : le suivi d\u00e9pend des charges \u00e0 payer. Comme les factures arrivent tard, la fiabilit\u00e9 du rapport repose sur les responsables de projet, qui doivent penser \u00e0 comptabiliser les factures non encore parvenues. Cela augmente le risque de co\u00fbts oubli\u00e9s, de chiffres difficiles \u00e0 interpr\u00e9ter et de marges fluctuantes.<\/p>\n<\/div> Les accords et les engagements pris avec les fournisseurs et les sous-traitants figurent dans des carnets, dans Excel ou dans OneNote. Ils ne sont toutefois pas enregistr\u00e9s dans le syst\u00e8me et n\u2019apparaissent donc pas dans les rapports.<\/p>\n<\/div> Les \u00e9carts s\u2019accumulent discr\u00e8tement ; les signaux d\u2019alerte n\u2019apparaissent qu\u2019\u00e0 la r\u00e9ception de la facture, donc trop tard.<\/p>\n<\/div> 1) Le rapprochement \u00e0 3 pi\u00e8ces comme contr\u00f4le de qualit\u00e9<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/p>\n Une facture n'est valid\u00e9e que si le <\/span>bon de commande ou le contrat<\/span><\/b>, le <\/span>bon de livraison ou de prestation<\/span><\/b> et la <\/span>facture<\/span><\/b> concordent sur les quantit\u00e9s, les prix et les conditions. Vous bloquez ainsi les erreurs, les doublons et les factures fictives d\u00e8s leur r\u00e9ception, tout en assurant la qualit\u00e9 des donn\u00e9es \u00e0 la source. Vos rapports reposent alors sur des faits, sans mauvaises surprises apr\u00e8s coup.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n \u00ab Le bon de commande formalise l'accord, le bon de livraison ou de prestation atteste le fait, la facture le confirme. \u00bb<\/span><\/i>\u00a0<\/span><\/p>\n 2) Piloter \u00e0 partir des bons plut\u00f4t que des factures<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/p>\n Vous fondez vos rapports sur les <\/span>bons de livraison ou de prestation<\/span><\/b>plut\u00f4t que sur les factures : les co\u00fbts deviennent visibles d\u00e8s la livraison ou l'ex\u00e9cution de la prestation. Vous disposez de cette information plusieurs semaines, voire plusieurs mois plus t\u00f4t. Les estimations ponctuelles de charges \u00e0 payer pour les factures non encore parvenues deviennent largement superflues. Le risque de co\u00fbts oubli\u00e9s et de marges fluctuantes diminue nettement.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n Les personnes et les processus<\/span><\/b> \u00ab Le bon vous informe aujourd'hui ; la facture le confirme demain. \u00bb<\/span><\/i>\u00a0<\/span><\/p>\n 3) Int\u00e9grer imm\u00e9diatement les engagements<\/span><\/b>\u00a0<\/span><\/p>\n Ce que vous convenez avec les fournisseurs et les sous-traitants dans un comparatif de prix, un contrat ou des avenants est enregistr\u00e9 dans le syst\u00e8me comme un <\/span>engagement<\/span><\/b> . Ces engagements apparaissent imm\u00e9diatement en regard du budget et constituent votre <\/span>reste \u00e0 d\u00e9penser<\/span><\/b>: les co\u00fbts encore attendus pour parvenir au <\/span>co\u00fbt total \u00e0 terminaison<\/span><\/b>. Qu'il s'agisse de prix unitaires, de forfaits, de locations ou d'\u00e9ch\u00e9ances, leur enregistrement syst\u00e9matique permet de voir t\u00f4t leur effet sur la marge et d'ajuster vos d\u00e9cisions de mani\u00e8re cibl\u00e9e.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n En r\u00e9sum\u00e9 :<\/span><\/b> le rapprochement \u00e0 3 pi\u00e8ces assure la qualit\u00e9, les bons donnent une visibilit\u00e9 rapide et les engagements \u00e9clairent les co\u00fbts \u00e0 venir. Vous pilotez ainsi ce qui vous attend, pas seulement ce qui s'est d\u00e9j\u00e0 pass\u00e9.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div> \u00ab Faites des bons la r\u00e8gle et des charges \u00e0 payer estim\u00e9es l'exception. \u00bb<\/span><\/i>\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>Le probl\u00e8me<\/span><\/span><\/h4><\/div>
1) Un suivi de projet fond\u00e9 sur les factures intervient trop tard<\/h5><\/div>
2) Des accords dispers\u00e9s<\/h5><\/div>
3. Une marge fluctuante<\/h5><\/div>
La solution en trois piliers<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/h4><\/div>
\nLes outils num\u00e9riques ne fonctionnent que si les collaborateurs les utilisent. Sur le chantier, cela signifie \u00e9tablir le bon le jour m\u00eame de la livraison ou de la prestation et le rattacher au bon de commande correspondant. Convenez en \u00e9quipe de la personne qui s'en charge. Si une information manque, faites-en le retour dans la semaine. L'enregistrement reste ainsi proche des faits et permet un v\u00e9ritable pilotage.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\nListe de contr\u00f4le pour une cl\u00f4ture mensuelle sans stress<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/h4><\/div>
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